Distribución B2B
Una distribuidora deja de teclear pedidos: del email al ERP en 2 minutos
La auditoría encontró el cuello de botella: dos personas pasando a mano al ERP los pedidos que llegaban por email y en PDF. Una implementación pequeña lo resolvió en tres semanas.
- de tecleo de pedidos en el ERP
- -32 h/mes de tecleo de pedidos en el ERP
- de revisión por pedido, antes 12
- 2 min de revisión por pedido, antes 12
- de errores en referencias y cantidades
- -70 % de errores en referencias y cantidades
Reto
La empresa distribuye material eléctrico a instaladores y pequeñas constructoras. Recibe unos 380 pedidos al mes. Casi todos llegan por email: unos en el cuerpo del mensaje, otros como PDF exportado del programa del cliente y algunos como foto de una hoja escrita a mano.
El gerente sabía que “administración iba siempre a tope”, pero no sabía dónde se iban las horas. Había mirado un par de herramientas de IA y ninguna encajaba con su ERP. Por eso empezamos con una auditoría de procesos en lugar de un proyecto.
En las tres sesiones mapeamos pedidos, facturación, cobros y atención telefónica. El dato que cambió la conversación: dos personas dedicaban unas 34 horas al mes solo a pasar pedidos del email al ERP. Cada pedido costaba de media 12 minutos entre leerlo, buscar referencias y teclear líneas. Y uno de cada diez tenía algún error que acababa en devolución o en una llamada.
La auditoría también descartó cosas. La facturación ya estaba bien resuelta en el ERP y no compensaba tocarla. Los cobros tenían poco volumen. El plan quedó claro: atacar primero la entrada de pedidos.
Solución
Tras la auditoría hicimos una implementación pequeña, de alcance cerrado. El importe de la auditoría se descontó íntegro del presupuesto.
El flujo funciona así:
- Los pedidos llegan a un buzón propio,
pedidos@. Los clientes no tuvieron que cambiar nada: solo se redirigió una dirección. - Claude lee el email y sus adjuntos (texto, PDF o imagen) y extrae cliente, referencias, cantidades y fecha de entrega.
- Cada línea se cruza con el catálogo del ERP. Si el cliente usa su propia nomenclatura, se busca en una tabla de equivalencias que se va completando sola cuando alguien corrige un caso.
- Se crea un borrador de pedido en el ERP. Nada se confirma solo.
- Si una línea tiene baja confianza (referencia ambigua, cantidad rara), queda marcada en amarillo para que la persona la mire primero.
Una hoja de Google Sheets registra cada pedido procesado, el tiempo de revisión y las correcciones. Así medimos el ahorro sin depender de impresiones. El enfoque es el mismo que describo en automatizar emails de clientes hacia el CRM y en agentes de IA para backoffice.
Resultado
Tres meses después del arranque:
- 32 horas al mes menos de tecleo. Esas horas se fueron a llamar a clientes con pedidos pendientes y a preparar ofertas.
- La revisión de un pedido baja de 12 minutos a unos 2.
- Los errores de referencia y cantidad caen un 70 %. Los que quedan suelen venir de pedidos ambiguos en origen.
- El 85 % de los pedidos se confirma sin tocar ninguna línea.
“No queríamos un proyecto enorme. Queríamos saber dónde perdíamos el tiempo y arreglar eso primero.” — Gerente de la distribuidora (anonimizado)
Qué haría distinto
Habría empezado antes la tabla de equivalencias de referencias. Las dos primeras semanas, la mayoría de correcciones eran siempre los mismos cinco clientes con su propia forma de nombrar productos. Cargarla desde el principio habría acortado el arranque.
Caso anonimizado: el cliente ha pedido no aparecer con su nombre.